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Die DSGVO definiert den „Verantwortlichen“ als die Stelle, die über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. In der Praxis ist das regelmäßig das Unternehmen – und damit die Geschäftsführung als oberste Leitungsinstanz.

Diese Verantwortung erschöpft sich nicht im Beschluss einzelner Maßnahmen. Die DSGVO verlangt explizit Nachweisbarkeit und Wirksamkeit. Das sogenannte Accountability-Prinzip verpflichtet Unternehmen dazu, jederzeit belegen zu können, dass Datenschutz nicht nur vorgesehen, sondern systematisch gesteuert und umgesetzt wird.

Für Geschäftsführer heißt das:
Wer Datenschutz lediglich delegiert, ohne Steuerung, Kontrolle und Dokumentation sicherzustellen, setzt sich einem erheblichen Haftungs- und damit auch Reputationsrisiko aus.

Obwohl Bußgelder offiziell gegen das Unternehmen verhängt werden, kann eine fehlende oder fehlerhafte Organisations- und Kontrollstruktur zu einer persönlichen Haftung der Geschäftsführung führen (vgl. BGH, Urteil v. 10.07.2018 – II ZR 152/17). Die Risiken steigen dort, wo:

• keine klar strukturierte Datenschutz-Governance nachweisbar ist,
• Hinweise von Datenschutzbeauftragten ignoriert werden,
• oder Eskalationen durch mangelnde Vorbereitung entstehen.

Geschäftsführende können im Innenverhältnis regresspflichtig sein, wenn sie „vorsätzlich oder grob fahrlässig“ ihre Pflichten verletzen (§ 43 GmbHG). Wichtig: Das Rechtsverständnis verlangt kein Detailwissen, wohl aber informierte Steuerung und wirksame Überwachung – wie bei Arbeitsschutz, Finanzaufsicht oder Compliance. In Fällen wiederholter Hinweise oder offenkundiger Schwachstellen, die ignoriert werden, sind die Haftungsrisiken massiv und können auch Schadensersatzansprüche der Gesellschafter auslösen.

Für Geschäftsführer ist Datenschutz vor allem deshalb relevant, weil Verstöße selten isoliert auftreten. Sie ziehen meist operative Störungen, Vertrauensverluste und wirtschaftliche Folgeschäden nach sich. Produktionsstillstände, Lieferkettenprobleme oder der Verlust sensibler Kundeninformationen treffen genau jene Kernziele, die Geschäftsführende schützen wollen.

Gleichzeitig entwickelt sich Datenschutz zunehmend zu einem Vertrauens- und Qualitätsmerkmal im B2B-Umfeld. Kunden, Partner und Versicherer erwarten nachvollziehbare Aussagen zur Datenverarbeitung, zur IT-Sicherheit und zum Umgang mit Vorfällen. Unternehmen, die hier strukturiert und transparent auftreten, verschaffen sich messbare Vorteile – etwa in Ausschreibungen, bei RFx-Prozessen oder bei langfristigen Partnerschaften.

Moderne Datenschutzanforderungen lassen sich nicht mehr mit Einzelmaßnahmen erfüllen. Gefragt ist ein integriertes Datenschutz- und Risikomanagement, das Governance, Prozesse, Technik und Unternehmenskultur verbindet.

Auf Geschäftsführungsebene bedeutet das vor allem, Datenschutz als festen Bestandteil der Unternehmenssteuerung zu etablieren. Dazu gehört, dass Datenschutz regelmäßig im Management-Reporting auftaucht, Risiken bewertet und Entscheidungen dokumentiert werden. Nicht Perfektion ist entscheidend, sondern nachweisbare Sorgfalt und strukturierte Steuerung.

Ein wirksamer Einstieg ist ein strukturierter Blick auf vier zentrale Ebenen des Datenschutzmanagements.

1. Auf Governance-Ebene geht es darum, ob Datenschutz sichtbar in der Führungsagenda verankert ist, Rollen klar definiert sind und Verantwortung nicht nur formal, sondern operativ gelebt wird. Datenschutzbeauftragte und Steuerungsrollen benötigen reale Ressourcen und Rückhalt der Geschäftsleitung.
2. Auf Prozessebene entscheidet sich die Nachweisfähigkeit. Dokumentationen, Risikoanalysen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Incident-Prozesse müssen konsistent, aktuell und abrufbar sein. Im Ernstfall zählt nicht, was geplant war, sondern was belegbar funktioniert.
3. Die technische Ebene umfasst Schutzmaßnahmen, die Datenschutz und IT-Sicherheit verbinden. Netzwerkschutz, Endpoint-Sicherheit, Zugriffskontrollen, Backup-Strategien und Monitoring sind keine reinen IT-Details, sondern Voraussetzungen für Datenschutz-Compliance und Resilienz.
4. Nicht zuletzt spielt die Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle. Mitarbeitende müssen ihre Verantwortung kennen und wissen, wie sie in kritischen Situationen handeln. Datenschutz scheitert selten an Technik – häufig an fehlender Sensibilisierung.

Gerade für mittelständische Unternehmen bietet Datenschutz die Chance, sich strategisch zu positionieren. Wer strukturiert nachweisen kann, dass Datenschutz und IT-Sicherheit systematisch gesteuert werden, reduziert nicht nur Risiken, sondern stärkt das Vertrauen externer Stakeholder.

In Zeiten zunehmender Regulierung und wachsender Cyberbedrohungen wird diese Nachweisfähigkeit zum Differenzierungsmerkmal – insbesondere gegenüber größeren Wettbewerbern mit komplexen, schwerfälligen Strukturen.

Datenschutz 2026 ist keine isolierte Compliance-Pflicht mehr. Er ist Ausdruck professioneller Unternehmensführung. Für Geschäftsführer bedeutet das, Verantwortung sichtbar zu übernehmen, Risiken aktiv zu steuern und Datenschutz als integralen Bestandteil von Stabilität, Vertrauen und Wachstum zu begreifen.

Wer Datenschutz strategisch angeht, schützt nicht nur Daten – sondern das Unternehmen selbst.