E-Mail Archivierung Funktionen

E-Mails gehören zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im Geschäftsleben und stellen wertvolle Datenbestände dar, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen und langfristig archiviert werden müssen. Ein E-Mail-Verlust führt oft zu hohen Schäden.


UnternehmenSchutz vor Datenverlusten

Bewahren Sie alle E-Mails zentral, sicher und langfristig auf, denn UMA ermöglicht die 100-prozentig revisionssichere Archivierung aller E-Mails für beliebig lange Zeiträume.

 

Schutz vor Manipulation und Löschung von E-Mails

Anwender sind nicht in der Lage, die E-Mail-Archivierung von UMA zu manipulieren. Auch vorsätzlich gelöschte E-Mails gehören damit der Vergangenheit an.

 

Produktivitätssteigerung

Machen Sie E-Mails als Wissensbasis für Mitarbeiter nutzbar und sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter nicht mehr unnötig viel Zeit beim Aussortieren von unnützen E-Mails verlieren.

 

Sicher, schnell und nicht zum Mitlesen

Extrem sicher und schnell im Zugriff und kein Mitlesen abgelegter Datenbestände durch externe Diensteanbieter.

 

Vollautomatischer Betrieb mit niedrigen Kosten

Die E-Mails werden automatisch archiviert. Ein vollautomatischer und einfacher Betrieb mit niedrigen und fest kalkulierbaren Kosten wird mit UMA ermöglicht.

 

Vier-Augen-Prinzip nach Datenschutzbestimmungen

UMA kann auch mit einem Supervisor-Mode im Vier-Augen-Prinzip nach den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen genutzt werden.

 

Der Unterschied: Revisionssicher

Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln sorgt dafür, dass zu jeder Zeit die Manipulation der Daten nachweislich ausgeschlossen ist. Mittels einer kryptographischen Signatur wird so die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert.

AdministratorArchivierung beliebiger Mail-Server

Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit®, etc. sowie für alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen Mail-Server.

 

Entlastung Mail-Server/Datensicherung vereinfachen

Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung historischer E-Mails frei. Reduziert die E-Mail-Speicher-Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails. Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht.

 

Einfache Active Directory-Integration

Eine einfache Integration in Active Directory und LDAP-Verzeichnisdienste ist mit UMA möglich. Auch das schnelle Anlegen von lokalen Usern wird unterstützt.

 

Einfache Installation und Bedienung

UMA kann in nur 30 Minuten in Betrieb genommen werden und hat eine intuitive Web-Oberfläche zur einfachen Administration mit gängigen Internet-Browsern. Das integrierte Dashboard zeigt Ihnen immer den aktuellen Systemzustand.

 

E-Mail Wiederherstellung, Restore und Export

Ermöglichen Sie Anwendern, verlorene oder vorsätzliche gelöschte E-Mails per Drag and Drop selbst wiederherzustellen. Verkürzen der Restore-Zeit und den Export via IMAP oder EML-Format.

 

E-Mail Kontrolle statt dezentral gespeicherte E-Mails

Vermeiden Sie in Zukunft die Probleme von dezentral gespeicherten E-Mails, wie PST-Dateien.

 

DyUDe (Dynamic User Detection) von Postfächern

Das Anlegen der einzelnen Postfächer erfolgt in UMA dynamisch und automatisch im laufenden Betrieb.

AnwenderAutomatisches Dokumenten-Management

Die meisten Büro-Mitarbeiter verbringen täglich ein bis zwei Stunden damit, E-Mails und deren Anhänge zu lesen, zu organisieren, Informationen in alten E-Mails zu suchen und zu bearbeiten. UMA stellt Anwendern eine intuitive Oberfläche zur Verfügung, die es erlaubt, beliebige Dokumente in einfacher Form zu suchen und effektiv zu finden, z. B. mit:

  • Volltextsuche
  • Zeitstrahl zur Daten-Eingrenzung
  • Vorschaubilder für Dokumente
  • Kategorien und vieles mehr

Dies ermöglicht das schnelle Eingrenzen einer gesuchten Information. Das intelligente DMS-System von UMA sorgt im Hintergrund dafür, dass die Daten automatisch für den Anwender aufbereitet werden:

  • Automatische Erstellung von Vorschaubildern
  • Automatische Indexierung
  • OCR in Bilder
  • Sortierung, Kategorisierung und Klassifizierung

 

E-Mail-Wiederherstellung und -Backup für Anwender

Anwender können mit UMA verlorene E-Mails per Drag and Drop selbst wiederherstellen und haben so ein einfaches sowie sicheres Backup für ihre eigenen Datenbestände:

  • Einfaches Desaster Recovery
  • Wiederherstellung von E-Mails per One-Click
  • Sichere Verfügbarkeit von Dokumenten
  • Abschaffung von unsicheren PST-Dateien

 

Direkte Dokumente-Ablage im UMA DMS

Sie können lokale Dokumente auch direkt im Dokumenten-Managementsystem von UMA über das Web-Interface ablegen.

 

Automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen

Regelbasierte Speicherung von wichtigen E-Mail-Korrespondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebote, Rechnungen, medizinische Unterlagen etc. Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen. Zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen qualifizierten Zeitstempeln sorgt für manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung.


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Übersicht der UMA Funktionen und Features

Die Installation, die Konfiguration und der Betrieb der UMA-Appliances- und -Software-Lösungen ist schnell und einfach durchzuführen. Es wird Ihnen eine große Anzahl an UMA-Versionen (von Hardware-Appliances bis hin virtuellen UMA-Lösungen/Clouds) für den Einsatz in unterschiedlichen Firmen-Größen von 5 bis zu tausenden von Postfächern bereitgestellt und nach nur wenigen Minuten können Sie mit der gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails beginnen.


Microsoft Outlook-PluginDas UMA Outlook-Plugin ermöglicht Ihnen eine komfortable Integration des UMA-DMS in die gewohnte Outlook Oberfläche. Das tägliche Arbeiten mit dem UMA-Archiv wird so zum Kinderspiel.

Über das leicht erreichbare Suchfeld, oder die erweiterte Suche finden Sie schnell E-Mails, Dokumente und Bilder.

Sollten Sie mal versehentlich eine E-Mail aus Ihrem E-Mail-Konto gelöscht haben, können Sie mit nur einem Klick diese E-Mail aus dem UMA-Archiv in einen beliebigen Ordner wiederherstellen.

PST-Import ToolMit dem UMA PST-Import Tool haben Sie die Möglichkeit, E-Mails direkt in das UMA-Archiv zu importieren. Zur Auswahl steht der Import aus einer Microsoft Outlook PST-Datei oder einem Microsoft Outlook Konto.

Schnelle und einfache Suche von InformationenUMA stellt Anwendern eine Suchoberfläche zur Verfügung, mit der Sie beliebige Dokumente in einfacher Form suchen und effektiv finden können. Mit einer Volltextsuche, verschiebbarem Zeitstrahl (Zeitraum Eingrenzung), Vorschaubilder für Dokumente, Kategorien und weiteren Funktionen, ist dies schnell und intuitiv möglich.

UMA muss man nicht lernenUMA ist in der Bedienung so einfach, dass Anwender es nicht erlernen müssen. Das Suchen und Finden von Informationen in E-Mails ist im Google-Style. Suchen Sie also, wie Sie es gewöhnt sind.
Grafische Vorschau von DokumentenUMA stellt Anwendern in der Suchoberfläche eine grafische Vorschau zu Verfügung, mit der Dokumente leichter wiedererkannt und somit schneller gefunden werden können.
Das UMA DMS organisiert die Dokumente automatischDas intelligente DMS-System von UMA sorgt im Hintergrund dafür, dass die Daten für den Anwender aufbereitet werden. Automatische Erstellung von Vorschaubildern, automatische Indexierung, OCR in Bilder, Sortierung, Kategorisierung und Klassifizierung von Dokumenten übernimmt UMA selbständig.
Direkte Dokumente-Ablage in UMA DMSLokale Dokumente können direkt über das Web-Interface im Dokumenten-Managementsystem von UMA ablegt werden.
Komplettes Archiv im eigenen Haus nach GoBDE-Mail-/Dokumenten-Archivierung unterliegt gesetzlichen Anforderungen. Unternehmen müssen den Zugriff für Steuer- und Finanzbehörden sicherstellen. Der Gesetzgeber stellt dabei sehr hohe Anforderungen an die Prüfung und Aufbewahrung insbesondere von geschäfts- und steuerrelevanten Dokumenten. Verträge können per E-Mail geschlossen werden und die elektronische Post hat vor Gericht volle Beweiskraft erlangt. In Deutschland gibt es klare Compliance-Anforderungen nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard. Diese Richtlinien beschreiben den Umgang mit der Aufbewahrung von Dokumenten, um den rechtlichen Rahmenbedingungen vollständig zu entsprechen. Damit sind Betriebe bestens für etwa Steuerprüfungen und eventuelle Streitfälle vor Gericht gewappnet.
DyUDe (Dynamic User Detection) von PostfächernPostfächer werden dynamisch und automatisch vom UMA angelegt. Sobald die erste E-Mail von einem internen Postfach versendet wird oder eine externe E-Mail in einem internen Postfach ankommt, legt UMA automatisch das entsprechende Postfach in dem UMA-Archiv an.
Nachträgliche Archivierung bestehender E-MailsDer bestehende interne E-Mail-Verkehr und die vorhandenen Postfächer sind auch nachträglich in UMA archivierbar.
Easy E-Mail Restore mit einem KlickArchivierte E-Mails können im E-Mail-Client per Drag & Drop vom Archiv ins Live-Postfach wiederhergestellt/rekonstruiert werden. Über das Web-Interface sind die E-Mails ebenfalls mit einem Klick rekonstruierbar. Dies ist insbesondere wichtig, wenn E-Mails versehentlich oder absichtlich gelöscht wurden.
Easy Document Inspection mit einem KlickDie in dem UMA implementierte Prüfroutine ermittelt nicht nur den manipulationsfreien Zustand der E-Mail-Nachricht (Verifikation der Zeitstempel), sie führt auch eine automatische Integritätsprüfung aller erkannten signierten Anhänge mit einem Klick durch.
Einfache zu definierende ArchivierungsregelnUMA verfügt über zwei Archive: das normale Archiv und das Langzeitarchiv mit qualifizierten Zeitstempeln. Sie können einfach entscheiden, was Sie in welchem Archiv sichern wollen. Hierzu können Sie Archivierungsregeln erstellen, z. B. Rechnungen und Angebote sollen immer im Langzeitarchiv archiviert werden. Das normale Archiv verfügt über einen voll funktionalen IMAP-Server und kann problemlos in jedem E-Mail-Client eingebunden werden.
Täglich automatische Lieferung von qualifizierten Zeitstempeln / BeweiswerterhaltungJede UMA erhält automatisch täglich neue Qualifizierte Zeitstempel von einem deutschen Trustcenter für die Beweiswerterhaltung. Mit diesen Zeitstempeln können alle E-Mails und Dokumente automatisch, nach gesetzlichen Anforderungen, versehen und archiviert werden. Mittels einer kryptographischen Signatur wird die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert. Die Implementation des Langzeitarchivs folgt der Vorgabe der technischen Richtlinie 03125 des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik – BSI.

exceet
Vier-Augen-PrinzipUMA kann im Vier-Augen-Prinzip nach den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen betrieben werden und verfügt über drei Benutzer-Rollen: normale Benutzer/ Anwender mit ihren E-Mail-Konten, Auditor und den Pricacy Officer (Datenschutzbeauftragen). Damit ein Auditor nicht uneingeschränkten Zugriff auf die UMA-E-Mail-Konten aller Nutzer hat, muss der Zugang durch den Privacy Officer bestätigt werden. Das bedeutet, dass sich der Auditor nicht allein in fremde E-Mail-Konten einloggen kann.
Backups und KonfigurationenDas Erstellen von Backups und das Wiedereinspielen ist mit UMA ein Kinderspiel. Auch die Konfiguration der UMA kann lokal gespeichert und wieder eingespielt werden.
Logging und Verbindungs-/ Hardware-TestsAlle Vorgänge auf dem UMA werden per SysLog protokolliert und sind mittels Reports und Log-Meldungen einsehbar. Es kann auch ein externer SysLog-Server, wie im Securepoint Operation Center (SOC) vorhanden, verwendet werden. Aus Sicht des UMA können Verbindungen zu Mail-Servern und Festplattentests einfach durchgeführt werden.
ReportingIm Dashboard haben Sie zu jeder Zeit einen vollständigen Überblick über die Systemauslastung (Archiv-Speicher, Zeitstatus, Netzwerkauslastung, Speicherauslastunge, Entropie etc.). Damit können Sie beispielsweise ersehen, ob und wann ein Ausbau des Archiv-Speichers notwendig ist. Selbstverständlich werden Sie bei wichtigen Vorgängen automatisch benachrichtigt.
E-Mailserver und verwendete ProtokolleDas UMA kann mit jedem beliebigen Mailserver betrieben werden (Exchange, Tobit, Linux-Mailserver etc.). UMA verwendet die folgenden Protokolle: IMAP, SMTP, POP3, POP2, APOP, RPOP, KPOP, SDPS, ETRN und CDMR.
Active-Directory-/LDAP-AnbindungUMA ermöglicht eine einfache Integration in Active Directory und LDAP-Verzeichnisdienste.
Einfache Skalierbarkeit und FlexibilitätUMA ist einsetzbar als skalierbare Hardware-Appliance und in virtuellen Umgebungen/Clouds je nach Ihren Anforderungen. Bei Erweiterungswünschen werden die Appliances durch Securepoint erweitert und vorinitialisiert ausgeliefert (Mini BTO).
Spam- und Virenfiltern von E-MailsUMA kann zusammen mit der Securepoint UTM-Firewall betrieben werden und ermöglicht so das Scannen und Filtern (Spam und Viren) Ihres E-Mail Verkehrs.
Securepoint Operation Center (SOC)Das Securepoint Operation Center (SOC) ist der Leitstand für Ihre IT-Security und UMA-E-Mail-Archivierungslösung. Das SOC ist eine zentrale Management-Lösung für alle Produkte von Securepoint. Der sofort verfügbare Status und die Möglichkeit der Systemüberwachung von jedem Ort aus machen aus Konfiguration, Monitoring, Reporting und Verwaltung vieler Systeme einen zeitsparenden und übersichtlichen Prozess. Routinemäßige IT-Abläufe werden so vereinfacht und als Server-Version kann das SOC direkt in die Backup-Struktur Ihrer IT implementiert werden.

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Pressestimme

"Suchen Unternehmen eine absolut zuverlässige und revisionssichere Archivierung, ist Securepoint Unified Mail Archive (UMA) erste Wahl. Sie ist eine der besten Lösungen am Markt, da hier die strengsten Auflagen eingehalten werden."

TecChannel Thomas Joos

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