Produkt:Securepoint SecureScan
Geeignet für:Cloud-basierte Dokumentenarchivierung
Kurzübersicht:
  • Ablage erfolgt revisionssicher in Deutschland
  • Dokumententypen wie Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften etc. werden erkannt
  • Daten wie Datum, Rechnungsnummer, Beträge etc. werden aus Dokumenten extrahiert und indiziert
  • Leistungsstarke Volltextsuche – auch auf gescannte Dokumente und Faxe
  • Zugriff mit Tablet, PC, MAC (Browser)
  • Keine Kosten für Software, Wartung, Strom etc.
Einsatzgebiete und Vorteile:

Einsatzgebiete

  • Ablegen von Protokollen und Verträgen
  • Buchhaltung: Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc.
  • Arbeitsprozesse: Briefe, Beschwerden, Faxe, Prospekte etc.
  • Bankbelege (z. B. SEPA-Überweisungsbelege)
  • Warenbegleitpapiere (Produktion ISO 9000)
  • Uvm.

Vorteile

  • No Learning: Intuitiv bedien- und einsetzbar
  • Konfiguration „Scan-to-E-Mail (PDF)”-Funktion des Kopierers, Multifunktionsgeräts oder Scanners
    • Eingabe der genannten SecureScan E-Mail-Adresse
    • Ggf. Einrichten der „Scan-to-Mail“-Funktion
  • Zugang vom Arbeitsplatz
    • So einfach wie das Öffnen einer Web-Seite
    • Hinterlegen der URL
    • Zugangsdaten anlegen
  • Speicherung in Deutschland
    • Die Speicherung aller Daten erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland; natürlich backdoorfrei 

 

Einrichten und Dokumente archivieren

Mit jedem SecureScan-Account wird automatisch eine E-Mail-Adresse vergeben. Bei einem Multifunktionsgerät oder Scannern wird diese E-Mail-Adresse einfach mit der Scan-to-E-Mail (PDF) Funktion verknüpft. Beim Archivieren aus Anwendungen wird ebenfalls die PDF-Schnittstelle genutzt. Die Anwendung muss das Dokument lediglich per Mail an die SecureScan-E-Mail- Adresse schicken. Von einem Smartphone können die Dokumente einfach über die „Teilen”-Funktion der Mail-App an die E-Mail- Adresse geschickt werden. Generell können PDFs auch einfach von einem PC über einen gängigen E-Mail-Client versendet werden. Viele Möglichkeiten – einfachste Nutzung.

Zugriff auf das Archiv

Der Zugriff auf das SecureScan-Archiv erfolgt über jeden gängigen Web-Browser. Nach Eingabe der Zugangsdaten gelangt man auf ein schnelles und übersichtliches Portal. Hier werden die bereits abgelegten Dokumente gut erkennbar als Preview angezeigt. Die Suche erfolgt per Volltext auf alle erkannten Informationen. Im Suchfeld können dafür beliebige Begriffe kombiniert werden, um die Suche zu beschreiben. Das Ergebnis wird dabei nahezu ohne Verzögerung angezeigt.

Dokumentenerkennung

Die in den Dokumenten enthaltenen Bildinformationen (Scans) werden mit modernster Technik wieder in Text umgewandelt.  Erkennungstechnologie (OCR) wie man sie sonst nur in teueren DMS-Systemen findet, erkennt ohne Eingriff des Benutzer Dokumententypen wie Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften etc. Wesentliche Informationen wie Firma, Dokumentennummer, Dokumentendatum und Rechnungsbeträge werden extrahiert und durchsuchbar gemacht. So eignet sich SecureScan optimal für die Ablage und das Wiederfinden von Buchhaltungsunterlagen.

Datenspeicherung in Deutschland

Um Deutschen und Europäischen Datenschutz sicher zu stellen, speichern wir die Daten derzeit ausschließlich im Rechenzentrum der TERRA CLOUD GmbH in Hüllhorst.

 

 

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