SecureScan

Einfache Einrichtung

Zu jedem Konto gibt es eine E-Mail-Adresse. Diese muss einfach im Scanner, in einer Anwendung oder auf einem Smartphone hinterlegt werden.

Zugriff per Browser

Der Zugriff auf die abgelegten Dokumente erfolgt einfach und sicher (SSL-verschlüsselt) über einen gängigen Web-Browser – von jedem Gerät aus.

Dokumentenerkennung

Dokumententypen wie Rechnungen, Lieferscheine etc. werden automatisch erkannt und Inhalte wie Datum, Dokumentennummer, Absender, Bruttobetrag werden extrahiert.

Revisionssichere Ablage

Die Ablage erfolgt unveränderlich. Das bedeutet, dass die abgelegten Dokumente aus Sicherheitsgründen weder gelöscht noch verändert werden können.


Securepoint SecureScan Interessiert


Securepoint SecureScan: Dokumente sicher Online archivieren

Online archivieren Securepoint SecureScan ist die cloud-basierte Lösung zum einfachen und sicheren Archivieren von Dokumenten. Jeder SecureScan-Account erhält eine E-Mail-Adresse, die bei Multifunktionsgeräten oder Scannern einfach mit der Scan-to-E-Mail (PDF) Funktion verknüpft wird. Beim Archivieren aus Anwendungen kann ebenfalls die PDF-Schnittstelle genutzt werden. Von einem Smartphone können die Dokumente einfach über die „Teilen”-Funktion der Mail-App an die E-Mail-Adresse geschickt werden.

Die in den Dokumenten enthaltenen Bildinformationen (Scans) werden mit modernster Erkennungstechnologie (OCR) in Text umgewandelt und automatisch kategorisiert (z. B. Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften etc.). Die revisionssicher abgelegten Dokumente können weder gelöscht noch verändert werden.



 

Produkt:Securepoint SecureScan
Geeignet für:Cloud-basierte Dokumentenarchivierung
Kurzübersicht:
  • Ablage erfolgt revisionssicher in Deutschland
  • Dokumententypen wie Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften etc. werden erkannt
  • Daten wie Datum, Rechnungsnummer, Beträge etc. werden aus Dokumenten extrahiert und indiziert
  • Leistungsstarke Volltextsuche – auch auf gescannte Dokumente und Faxe
  • Zugriff mit Tablet, PC, MAC (Browser)
  • Keine Kosten für Software, Wartung, Strom etc.
Einsatzgebiete und Vorteile:

Einsatzgebiete

  • Ablegen von Protokollen und Verträgen
  • Buchhaltung: Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc.
  • Arbeitsprozesse: Briefe, Beschwerden, Faxe, Prospekte etc.
  • Bankbelege (z. B. SEPA-Überweisungsbelege)
  • Warenbegleitpapiere (Produktion ISO 9000)
  • Uvm.

Vorteile

  • No Learning: Intuitiv bedien- und einsetzbar
  • Konfiguration „Scan-to-E-Mail (PDF)”-Funktion des Kopierers, Multifunktionsgeräts oder Scanners
    • Eingabe der genannten SecureScan E-Mail-Adresse
    • Ggf. Einrichten der „Scan-to-Mail“-Funktion
  • Zugang vom Arbeitsplatz
    • So einfach wie das Öffnen einer Web-Seite
    • Hinterlegen der URL
    • Zugangsdaten anlegen
  • Speicherung in Deutschland
    • Die Speicherung aller Daten erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland; natürlich backdoorfrei 

 

Einrichten und Dokumente archivieren

Mit jedem SecureScan-Account wird automatisch eine E-Mail-Adresse vergeben. Bei einem Multifunktionsgerät oder Scannern wird diese E-Mail-Adresse einfach mit der Scan-to-E-Mail (PDF) Funktion verknüpft. Beim Archivieren aus Anwendungen wird ebenfalls die PDF-Schnittstelle genutzt. Die Anwendung muss das Dokument lediglich per Mail an die SecureScan-E-Mail- Adresse schicken. Von einem Smartphone können die Dokumente einfach über die „Teilen”-Funktion der Mail-App an die E-Mail- Adresse geschickt werden. Generell können PDFs auch einfach von einem PC über einen gängigen E-Mail-Client versendet werden. Viele Möglichkeiten – einfachste Nutzung.

Zugriff auf das Archiv

Der Zugriff auf das SecureScan-Archiv erfolgt über jeden gängigen Web-Browser. Nach Eingabe der Zugangsdaten gelangt man auf ein schnelles und übersichtliches Portal. Hier werden die bereits abgelegten Dokumente gut erkennbar als Preview angezeigt. Die Suche erfolgt per Volltext auf alle erkannten Informationen. Im Suchfeld können dafür beliebige Begriffe kombiniert werden, um die Suche zu beschreiben. Das Ergebnis wird dabei nahezu ohne Verzögerung angezeigt.

Dokumentenerkennung

Die in den Dokumenten enthaltenen Bildinformationen (Scans) werden mit modernster Technik wieder in Text umgewandelt.  Erkennungstechnologie (OCR) wie man sie sonst nur in teueren DMS-Systemen findet, erkennt ohne Eingriff des Benutzer Dokumententypen wie Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften etc. Wesentliche Informationen wie Firma, Dokumentennummer, Dokumentendatum und Rechnungsbeträge werden extrahiert und durchsuchbar gemacht. So eignet sich SecureScan optimal für die Ablage und das Wiederfinden von Buchhaltungsunterlagen.

Datenspeicherung in Deutschland

Um Deutschen und Europäischen Datenschutz sicher zu stellen, speichern wir die Daten derzeit ausschließlich im Rechenzentrum der TERRA CLOUD GmbH in Hüllhorst.

 

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Fachhändler finden

"SecureScan ist kinderleicht. Einfach ein Dokument scannen oder mit dem Handy abfotografieren und an die eigene SecureScan Mail-Adresse senden. Das war’s! So einfach kann eine revisionssichere Ablage sein und das Wiederfinden ist genauso simpel."

Eric Kaiser
Eric Kaiser Produktmanager