Case Studies

Archivieren ohne Aufwand - Einführung des Unified Mail Archives

Die Highlights

  • Gesetzeskonforme und revisionssichere E-Mail-Achivierung
  • Durchführung eines "Sicherheits-Checks"
  • Festlegung der zu archivierenden Postfächer und Aufbewahrungsfristen
  • Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails inkl. Anhängen

Die Dresdner Sprengschule ist ein seit mehr als fünf Jahrzehnten international anerkanntes Bildungsunternehmen. Im Mittelpunkt der Tätigkeit stehen die Aus- und Fortbildung sowie die ingenieurstechnische Unternehmensberatung auf den Gebieten Sprengtechnik, Pyrotechnik, Kampfmittelbeseitigung, Gefahrguttransport (GGVS/ADR), Umgang mit Gefahrstoffen und Bautechnik.

Wie in vielen anderen Unternehmen hat in der Dresdner Sprengschule, durch die allgemein vermehrte Nutzung des Internets, der E-Mailverkehr zur Abwicklung geschäftsrelevanter Prozesse zugenommen. Im April 2013 entschieden sich die Geschäftsführer des Dresdner Unternehmens für die Nutzung und Implementierung der gesetzeskonformen und revisionssicheren E-Mailarchivierungslösung - dem Unified Mail Archive von Securepoint. Im Vorfeld der Entscheidung fand ein intensives und individuelles Beratungsgespräch mit unserem Fachhandels Partner Brigg IT statt. In der Demo-Umgebung von Brigg IT (Official Democenter) wurden die E-Mail-Archivlösung und deren Funktionsweise ausführlich präsentiert und erläutert. Die Durchführung eines „Sicherheits-Checks“ ergab konkrete Anforderungen an die spätere Konfiguration der UMA.

Mitarbeiter der Brigg IT implementierten das Unified Mail Archive in die vorhandene IT-Infrastruktur auf Basis von Microsoft Exchange. Die Konfiguration erfolgte nach den Kundenanforderungen, dabei spielte insbesondere die Festlegung der zu archivierenden Postfächer und der Aufbewahrungsfristen von E-Mails und Dokumenten eine Rolle. Es werden nicht nur E-Mails aller Postfächer archiviert, sondern auch alle E-Mailanhänge des ein- und ausgehenden Mailverkehrs.

Zum Abschluss der Projektdurchführung wurden zugriffsberechtigte Mitarbeiter der Dresdner Sprengschule von der Brigg IT in die ihnen zur Verfügung stehenden Zugriffsmöglichkeiten (Outlook-Client, Webportal) auf die UMA eingewiesen.

 

Nach mehrmonatiger Nutzung der UMA von Securepoint konnte die Dresdner Sprengschule ein erstes Fazit ziehen:
Die Einführung der UMA verlief schnell und unkompliziert, da sie sich ohne Probleme in die vorhandene IT-Landschaft integrieren ließ. Da die Dresdner Sprengschule alle ein- und ausgehenden Maildaten und angehängte Dokumente archiviert, sind diese Daten zusätzlich vor einem Verlust oder vor Manipulation und Löschung geschützt. Auch die Beweiswerterhaltung der Dokumente ist aufgrund der Qualifizierten Zeitstempel gesichert.

Sollte im Outlook-Client eines Nutzers einmal der Fall auftreten, dass unbeabsichtigt eine E-Mail gelöscht wurde, so kann diese ohne Probleme aus dem Archiv heraus schnell wieder hergestellt werden. Mit Hilfe der im Archiv integrierten Suchfunktion und der intuitiven Bedienungsweise sind E-Mails und Dokumente schnell auffindbar.

Ein großer Vorteil des E-Mailarchivs ist, dass es ohne Interaktion eines Mitarbeiters ununterbrochen und vollautomatisch, neben dem Tagesgeschäft, alle E-Mails archiviert. Weiterhin wird von den Geschäftsführern der Dresdner Sprengschule positiv beurteilt, dass die archivierten Daten alle zentral auf einem kompakten Gerät gebündelt sind und in den eigenen Geschäftsräumen aufbewahrt werden können.


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